La ville du Port fait figure de pionnière en matière de gestion électronique des documents (GED) en intégrant une approche de conservation des données. Depuis 2014, elle affiche une volonté de faire de la data une valeur ajoutée pour le territoire et les citoyens d’où le projet de centralisation des documents qui associe les différents acteurs de l’administration. L’Université de La Réunion qui se lance dans un projet de gestion électronique de documents s’est montrée particulièrement intéressée par le système développé au Port.
Le projet de gestion électronique de documents s’inscrit dans le cadre de la politique de la ville de moderniser et de la sécuriser ses services. Cette volonté passe par la dématérialisation des documents. Le système repose sur un travail collaboratif et a un impact positif sur l’environnement puisqu’il tend vers le zéro papier. Parmi les avantages : le gain de temps pour la collectivité et pour l’administré (plus de coût de reprographie, suivi de dossier à tout moment, instruction plus rapide pour les services). À titre d’exemple, le service urbanisme a été la première collectivité d’Outre-mer à se doter dès 2020 d’une plateforme dématérialisée pour les demandes d’autorisations. La Direction Financière et le service Achats/Marchés font aussi partie des services pilotes impliqués dans ce projet.
